TS 13298 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ

Günümüzde hem kamuda hem de özel sektördeki kurumlar, kâğıt, yazıcı ve toner dolum harcamalarını azaltmak hem de belge yönetimi sistemini sayısal platforma taşıyarak Belge Yönetimi’ni kolaylaştırmayı hedeflemektedir.

Bu amaçla tasarlanıp geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Yazılımlarını ülke çapında tutarlı ve bütünleşmiş şekilde yürütmek, belgelerin yasal geçerliğini sağlamak, T.C Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan standart dosya planını bünyesinde barındırmak ve kurum içi fonksiyonlarla entegre çalışmasını sağlamak, kurumların yapmış olduğu resmi yazışma vs. gibi her türlü belgenin yönetimi, arşivlenmesi, tasfiyesi vs. gibi temel fonksiyonları bünyesinde barındırmasını sağlamak için TS 13298 Elektronik Belge Yönetim standardı geliştirilmiştir.

Bu standart, kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartların belirlenmesi amacıyla aşağıdaki konuları kapsar:

  1. Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri,
  2. EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları,
  3. Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler,
  4. Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler
  5. Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler,
  6. Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler,
  7. Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi; kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeye yöneliktir.